Tärkein Ohjelmisto Kuinka lajitella tietoja Excelissä
Ohjelmisto

Kuinka lajitella tietoja Excelissä

Kuinka lajitella tietoja Excelissä
Anonim

Käytä päivämääriä, otsikoita ja muuta tietojen järjestämiseen eri järjestyksissä

Lajittele tiedot nopeasti

Jos haluat tehdä nopean lajittelun, valitse yksi solu sarakkeessa, joka sisältää lajitteluavaimen. Valitse sitten, miten haluat lajitella tiedot. Näin:

  1. Valitse lajitteluavainta sisältävästä sarakkeesta solu.
  2. Valitse Koti .
  3. Valitse Lajittele ja suodata, kun haluat avata lajitteluvaihtoehtojen avattavan valikon.
  4. Valitse, miten haluat lajitella tiedot. Valitse joko nouseva tai laskeva järjestys.

Kun käytät Lajittele ja suodata, avattavan luettelon lajittelujärjestysvaihtoehdot muuttuvat valitun alueen tietotyypin mukaan. Tekstitiedoissa vaihtoehdot ovat Lajittelu A - Z ja Lajittelu Z - A. Numeerisen datan vaihtoehdot ovat Järjestä pienimmästä suurimmaksi ja Lajittele suurimmasta pienimmäksi.

Lajittele useita sarakkeita Excelissä

Sen lisäksi, että suoritetaan nopea lajittelu perustuen yhteen sarakkeeseen, Excelin mukautettu lajitteluominaisuus antaa sinun lajitella useille sarakkeille määrittelemällä useita lajitteluavaimia. Monisarakkeisessa lajittelussa lajitteluavaimet tunnistetaan valitsemalla Sarake-valintaikkunan sarakeotsikot.

Kuten pikalajittelussakin, lajitteluavaimet määritetään tunnistamalla sarakkeiden otsikot tai kentän nimet lajitteluavainta sisältävässä taulukossa.

Lajittele esimerkki useasta sarakkeesta

Oheisessa esimerkissä alueen A2 - E12 tiedot on lajiteltu kahteen tietosarakkeeseen. Tiedot lajitellaan ensin nimen ja sitten iän mukaan.

Useiden sarakkeiden lajittelu:

  1. Korosta lajiteltava solualue. Tässä esimerkissä valitaan solut A2 - E12.
  2. Valitse Koti .
  3. Avaa avattava luettelo valitsemalla Lajittele ja suodata .
  4. Avaa Custom- valintaikkuna valitsemalla Custom Sort .
  5. Aseta tarkistus Omiin tietoihin -otsikoiden viereen.
  6. Valitse Sarake-otsikon alla Lajittelu ala- nuolella ja valitse avattavasta luettelosta Nimi, jotta ensin lajitellaan tiedot Nimi-sarakkeen perusteella.
  7. Jätä asetus Solun arvot -kohtaan Sort On -otsikon alle. Lajittelu perustuu taulukon todellisiin tietoihin.
  8. Valitse Tila-otsikossa alanuolta ja valitse Z: stä A: seen lajitellaksesi nimitiedot alenevassa järjestyksessä.
  9. Valitse Lisää taso lisätäksesi toisen lajitteluvaihtoehdon.
  10. Valitse Sarakkeen otsikossa sitten alaspäin osoittava nuoli ja valitse Ikä, jotta lajitella tietueita kaksoisnimillä Ikä-sarakkeen mukaan.
  11. Valitse Tila- otsikon avattavasta luettelosta Suurimmasta pienimmäksi, jotta lajitellaan ikätiedot alenevassa järjestyksessä.
  12. Sulje valintaikkuna valitsemalla OK ja lajitella tiedot.

Jäljempänä olevassa esimerkissä esitetyn toisen lajitteluavaimen määrittelemisen seurauksena Nimi-kentän kaksi identtistä arvoa sisältävät tietueet lajitellaan alenevassa järjestyksessä Ikä-kentän avulla. Tämän tuloksena opiskelija Wilson J., 21-vuotias, oli ennätys ennen kuin Wilson P., 19-vuotias.

Ensimmäinen rivi: sarakeotsikot tai tiedot

Edellä olevassa esimerkissä lajittelua varten valittu data-alue sisälsi sarakkeen otsikot ensimmäisen tietorivin yläpuolelle. Tämä rivi sisältää tietoja, jotka eroavat seuraavien rivien tiedoista. Excel totesi, että ensimmäisellä rivillä on sarakeotsikot, ja säästi Lajittelu-valintaikkunan käytettävissä olevat vaihtoehdot sisällyttääksesi ne.

Excel käyttää muotoilua määrittääkseen, sisältääkö rivi sarakeotsikoita. Yllä olevassa esimerkissä sarakeotsikot ovat eri fontteja kuin muiden rivien tiedot.

Jos ensimmäisellä rivillä ei ole otsikoita, Excel käyttää Sarakkeen kirjainta (kuten Sarake D tai Sarake E) Lajittelu-valintaikkunan Sarakkeen-vaihtoehtona.

Excel käyttää tätä eroa määrittääkseen, onko ensimmäinen rivi otsikkorivi. Jos Excel tekee virheen, Lajittelu-valintaikkuna sisältää Omat tiedot -otsikot -valintaruudun, joka ohittaa tämän automaattisen valinnan.

Lajittele tiedot päivämäärän tai ajan mukaan Excelissä

Sen lisäksi, että lajitellaan tekstitiedot aakkosjärjestykseen tai numeroihin suurimmasta pienimmäksi, Excelin lajitteluvaihtoehdot sisältävät päivämäärän arvojen lajittelun. Päivinä saatavissa olevat lajittelutilaukset sisältävät:

  • Nouseva järjestys: vanhimmasta uusimpaan.
  • Laskeva järjestys: Uusin vanhimpaan.

Nopea lajittelu vs. lajittelu -valintaikkuna

Päivämäärät ja ajat, jotka on muotoiltu numerotiedoiksi, kuten esimerkiksi lainauksen päivämäärä yllä olevassa esimerkissä, lajittele yhdellä sarakkeella pikalajittelumenetelmällä. Jos lajittelut sisältävät useita sarakkeita päivämääriä tai aikoja, käytä Lajittelu-valintaikkunaa samalla tavalla kuin lajittelet useita sarakkeita numero- tai tekstitietoja.

Lajittelu päivämäärän mukaan

Nopean lajittelun päivämäärän mukaan nousevassa järjestyksessä vanhimmasta uusimpaan:

  1. Korosta lajiteltava solualue. Korosta yllä olevat esimerkit korostamalla solut G2 - K7.
  2. Valitse Koti .
  3. Avaa avattava luettelo valitsemalla Lajittele ja suodata .
  4. Avaa Custom- valintaikkuna valitsemalla Custom Sort .
  5. Valitse Sarake-otsikon alla Lajittele alas-nuoli ja valitse Lainattu, jotta ensin lajitellaan tiedot lainauspäivän mukaan.
  6. Valitse Lajittelu päälle -kohdan Solun arvot . Lajittelu perustuu taulukon todellisiin tietoihin.
  7. Valitse Lajittelujärjestys-otsikon avattavasta luettelosta Vanhin uusimmaksi .
  8. Voit sulkea valintaikkunan ja lajitella tiedot valitsemalla valintaikkunassa OK .

Jos päivämäärän mukaan tapahtuvan lajittelun tulokset eivät ole odotettuja, lajitteluavainta sisältävän sarakkeen tiedot saattavat sisältää päivämääriä tai aikoja, jotka on tallennettu tekstitiedoina eikä numeroina (päivämäärät ja ajat ovat vain muotoiltuja numerotietoja).

Sekalaiset tiedot ja nopea lajittelu

Pikalajittelumenetelmää käytettäessä, jos tekstit ja numerotiedot sisältävät tietueet sekoitetaan keskenään, Excel lajittelee numeron ja tekstitiedot erikseen asettamalla tietueet tekstitiedostojen kanssa lajitelun luettelon alaosaan.

Excel saattaa sisällyttää sarakeotsikot myös lajittelutuloksiin, tulkitseen niitä vain yhtenä tekstitietorivinä pikemminkin kuin datataulukon kenttien niminä.

Mahdollinen lajitteluvaroitus

Jos Lajittelu-valintaikkunaa käytetään, jopa yhden sarakkeen lajitteluun, Excel saattaa näyttää viestin, joka varoittaa, että se on havainnut tekstinä tallennettuja tietoja, ja antaa sinulle valita seuraavista vaihtoehdoista:

  • Lajittele mikä tahansa, mikä näyttää numerolta, numeroksi.
  • Lajittele numerot ja tekstinä tallennetut numerot erikseen.

Jos valitset ensimmäisen vaihtoehdon, Excel yrittää sijoittaa tekstitiedot lajittelutulosten oikeaan kohtaan. Valitse toinen vaihtoehto ja Excel asettaa tekstitiedot sisältävät tietueet lajittelutulosten alaosaan, aivan kuten nopeiden lajittelujen yhteydessä.

Lajittele tiedot viikonpäivien tai kuukausien mukaan Excelissä

Voit myös lajitella tietoja viikonpäivien tai vuoden kuukausien mukaan käyttämällä samaa sisäänrakennettua mukautettua luetteloa, jota Excel käyttää päivien tai kuukausien lisäämiseen taulukkoon täyttökahvan avulla. Nämä luettelot mahdollistavat lajittelun päivien tai kuukausien mukaan aikajärjestyksessä eikä aakkosjärjestyksessä.

Kuten muissakin lajitteluvaihtoehdoissa, mukautettujen luetteloiden mukaiset lajitteluarvot voidaan näyttää nousevassa (sunnuntai-lauantai tai tammikuu-joulukuu) tai laskevassa järjestyksessä (lauantaista sunnuntaihin tai joulukuusta tammikuuhun).

Yllä olevassa kuvassa seurasi seuraavia vaiheita lajittelemaan datanäyte alueilla A2 - E12 vuoden kuukausien mukaan:

  1. Korosta lajiteltava solualue.
  2. Valitse Koti .
  3. Avaa avattava luettelo valitsemalla Lajittele ja suodata .
  4. Avaa Custom- valintaikkuna valitsemalla Custom Sort .
  5. Valitse Sarake-otsikon avattavasta luettelosta Kuukauden alku, jotta voit lajitella tiedot vuoden kuukausien mukaan.
  6. Valitse Lajittelu päälle -kohdan Solun arvot . Lajittelu perustuu taulukon todellisiin tietoihin.
  7. Valitse Tilaus-otsikon alapuolella olevasta A - Z-vaihtoehdon vieressä oleva alanuolta avataksesi pudotusvalikon.
  8. Avaa Mukautetut luettelot -valintaikkuna valitsemalla Mukautettu luettelo.
  9. Valitse valintaikkunan vasemmasta reunasta ikkuna , helmikuu, maaliskuu, huhtikuu .
  10. Vahvista valinta ja palaa Lajittelu-valintaikkunaan valitsemalla OK .
  11. Valittu luettelo (tammikuu, helmikuu, maaliskuu, huhtikuu) näkyy Tilaus-otsikon alla.
  12. Sulje valintaikkuna valitsemalla OK ja lajittele tiedot vuoden kuukausien mukaan.

Oletuksena mukautetut luettelot näytetään vain nousevassa järjestyksessä Mukautetut luettelot -valintaikkunassa. Tietojen lajittelu alenevassa järjestyksessä mukautetun luettelon avulla, kun olet valinnut haluamasi luettelon siten, että se näkyy Tila-otsikon alla Lajittelu-valintaikkunassa:

  1. Valitse avattava valikko valitsemalla näytetyn luettelon vieressä oleva alanuoli, kuten tammi, helmikuu, maaliskuu, huhtikuu .
  2. Valitse valikossa mukautettu luettelovaihtoehto, joka näytetään laskevassa järjestyksessä, kuten joulukuu, marraskuu, lokakuu, syyskuu .
  3. Napsauta OK, kun haluat lajitella tiedot laskevassa järjestyksessä mukautetun luettelon avulla.

Lajittele rivien mukaan järjestääksesi sarakkeet Excelissä

Kuten edellisissä lajitteluvaihtoehdoissa on esitetty, tiedot lajitellaan yleensä sarakeotsikoiden tai kentänimien avulla. Tuloksena on kokonaisten rivien tai tietojen tietueiden uudelleenjärjestely. Excelissä vähemmän tunnettu ja siksi vähemmän käytetty lajitteluvaihtoehto on lajittelu rivillä, minkä seurauksena taulukon vasemmalta oikealle sarakkeiden järjestys järjestetään uudelleen.

Yksi syy rivijärjestykseen on sovittaa sarakkeiden järjestys eri datataulukoiden välillä. Kun sarakkeet ovat samassa järjestyksessä vasemmalta oikealle, on helpompaa vertailla tietueita tai kopioida ja siirtää tietoja taulukoiden välillä.

Muokkaa sarakejärjestystä

Hyvin harvoin on kuitenkin, että sarakkeet saadaan oikeassa järjestyksessä suoraviivaiseksi arvojen nousevan ja laskevan järjestämisjärjestyksen rajoitusten vuoksi. Yleensä on tarpeen käyttää mukautettua lajittelujärjestystä, ja Excel sisältää vaihtoehtoja lajitteluun solun tai fontin värin tai ehdollisen muotoilukuvakkeen perusteella.

Helpoin tapa ilmoittaa Excelille sarakkeiden järjestys on lisätä tietotaulukon ylä- tai alapuolelle rivi, joka sisältää numerot, jotka osoittavat sarakkeiden järjestyksen vasemmalta oikealle. Rivien mukaisesta lajittelusta tulee sitten yksinkertainen tapa lajitella pylväät pienimmästä suurimmaksi numeroita sisältävän rivin mukaan.

Kun lajittelu on valmis, lisätty numerorivi voidaan helposti poistaa.

Lajittelu rivien mukaan Esimerkki

Tätä sarjaa varten Excel-lajitteluvaihtoehdoissa käytetyssä tietonäytteessä Student ID -sarake on aina ollut ensin vasemmalla, sitä seuraa Nimi ja sitten Ikä.

Tässä tapauksessa, kuten yllä olevassa kuvassa näkyy, sarakkeisiin on lisätty numeroita laskentataulukon valmistelemiseksi sarakkeiden järjestämiseksi uudelleen siten, että Ohjelma-sarake on ensin vasemmalla, jota seuraa Kuukauden alku, Nimi, Ikä ja Opiskelijan tunnus.

Sarakejärjestys voidaan muuttaa seuraavasti:

  1. Lisää tyhjä rivi kentän nimiä sisältävän rivin yläpuolelle.
  2. Kirjoita tähän uuteen riviin seuraavat numerot vasemmalta oikealle sarakkeesta A alkaen: 5, 3, 4, 1, 2.
  3. Korosta lajiteltava alue. Korosta tässä esimerkissä A2 - E13.
  4. Valitse Koti .
  5. Avaa avattava luettelo valitsemalla Lajittele ja suodata .
  6. Avaa Custom- valintaikkuna valitsemalla Custom Sort .
  7. Avaa Asetukset-valintaikkuna valitsemalla Valinnat .
  8. Valitse Suunta-osiossa Lajittele vasemmalta oikealle lajitellaksesi taulukon sarakkeiden järjestys vasemmalta oikealle.
  9. Sulje lajitteluasetukset -valintaikkuna valitsemalla OK .
  10. Kun suunta muuttuu, Lajittelu-valintaikkunan Sarakkeen otsikko muuttuu Riviksi.
  11. Valitse Lajittele alas-nuoli ja valitse Rivi 2 . Tämä on rivi, joka sisältää mukautetut numerot.
  12. Valitse Lajittelu päälle -kohdan Solun arvot .
  13. Valitse Tila- otsikon avattavasta luettelosta Pienimmästä suurimmaksi, jotta lajitellaan rivin 2 numerot nousevassa järjestyksessä.
  14. Sulje valintaikkuna valitsemalla OK ja lajittele sarakkeet vasemmalta oikealle rivin 2 numeroiden mukaan.
  15. Sarakkeiden järjestys alkaa ohjelmasta, jota seuraa kuukauden alku, nimi, ikä ja opiskelijan tunnus.

Järjestä sarakkeet Excelin mukautettujen lajitteluvaihtoehtojen avulla

Vaikka mukautettuja lajittelulaitteita on saatavana Excelin Lajittelu-valintaikkunassa, näitä asetuksia ei ole helppo käyttää, kun kyse on laskentataulukon sarakkeiden järjestämisestä. Lajittelu- valintaikkunassa käytettävissä olevan mukautetun lajittelujärjestyksen luomisvaihtoehtoja ovat tietojen lajittelu solun värin, fontin värin ja kuvakkeen perusteella.

Ellei jokaisessa sarakkeessa ole jo käytetty yksilöllistä muotoilua, kuten erilaisia ​​kirjasin- tai soluvärejä, muotoilu on lisättävä yksittäisiin soluihin samassa rivissä jokaiselle uudelleen järjestettävälle sarakkeelle.

Jos haluat käyttää esimerkiksi fonttiväriä sarakkeiden uudelleenjärjestykseen:

  1. Valitse kunkin kentän nimi ja muuta jokaiselle fontin väri. Vaihda esimerkiksi Ohjelma punaiseksi, Kuukauden alku vihreäksi, Nimi siniseksi, Ikä oranssiksi ja Opiskelijan tunnus violetiksi.
  2. Valitse Lajittelu-valintaikkunassa Lajitteluperuste ja valitse Rivi 2 .
  3. Valitse Lajittelu-otsikon alla Kirjasinväri .
  4. Aseta Tilaus-otsikon alla manuaalisesti kenttien nimien värien järjestys vastaamaan haluttua sarakkeen järjestystä.
  5. Nollaa lajittelun jälkeen kunkin kentän nimen fontin väri.